home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Bible Heaven / Bible Heaven.iso / business / cmsg21 / 69_funds.hlp < prev    next >
Text File  |  1994-06-23  |  7KB  |  176 lines
  1.          6.9 FUNDS TABLE MAINTENANCE                            Page  6.9.1
  2.          ==================================================================
  3.  
  4.          Here you set up your Church funds. For practical purposes you can
  5.          create an unlimited number of funds limited only by your Hard Disk
  6.          size.  To begin with "Fund Table Maintenance"; select "Funds
  7.          Table" from the "Stewardship" menu, and press <Enter>.  The "Funds
  8.          Table" screen will appear, and the first time you use CMS-Gold it
  9.          may look like this:
  10.  
  11.                  =============================
  12.                  |     Funds Table           |
  13.                  =============================
  14.                  |Code      | Description    |
  15.                  =============================
  16.                  |GENERALFND| General Fund   |
  17.                  |          |                |
  18.                  |          |                |
  19.                  =============================
  20.  
  21.          CMS-Gold comes with one fund, the "General Fund" predefined. You
  22.          don't have to use this fund, but serves as an example.  Let us
  23.          take a look at the options available from the "Options" menu at
  24.          the bottom of the screen.
  25.  
  26.  
  27.          Help
  28.          ----
  29.          Notice the <?>-Help option on the left side of your "Options"
  30.          menu.  Press the <?> key now and you will see a "Help" window
  31.          appear.  It explains all the options available to maintain the
  32.          funds table. Use the <PgDn> and <PgUp> keys to see the next or
  33.          previous "Help" screen.  To exit "Help" press <Esc> and the "Help"
  34.          window will disappear again.
  35.  
  36.          Note: The <F> option is not available here. All other options
  37.          presented in the options menu, except the <Enter>-Choices option,
  38.          will act on all the funds in the list.  The choices presented
  39.          after selecting the <Enter> -Choices option will act on the
  40.          preselected fund only.
  41.  
  42.  
  43.          Add a New Fund
  44.          --------------
  45.          To set up a new fund follow these steps; press <A> at the "Funds
  46.          Table" screen, and the "Add a New Fund" screen will appear.  Here
  47.          you enter all the information about the new fund.  Fill in all the
  48.          blanks.  Begin with the first blank where the cursor appears and
  49.          fill in the required information.
  50.  
  51.          Fund Code: Type in a brief name for the fund (up to 10 characters
  52.          long) that you can easily remember and that distinguishes it from
  53.          other fund codes.  Duplicate fund codes will not be allowed.
  54.          Press <Enter> when done.
  55.  
  56.  
  57.          ==================================================================
  58.          FUNDS TABLE MAINTENANCE                                Page  6.9.1
  59.          6.9 FUNDS TABLE MAINTENANCE                            Page  6.9.2
  60.          ==================================================================
  61.  
  62.          Fund Description: Type the full fund name (up to 20 characters
  63.          long) or give a longer description of this fund.
  64.  
  65.          Press <PgDn> when done.
  66.  
  67.          You will be returned to the "Funds Table" screen. The new fund
  68.          will now appear in the fund list.
  69.  
  70.  
  71.          Reports on Funds
  72.          ----------------
  73.          Here you generate a list of all funds. Report output can be viewed
  74.          on the screen, printed on your printer, or written to a file.  To
  75.          generate a fund report;  press <R> from the "Fund Table" screen.
  76.          The alternate "Report Output" window will appear.  Make your
  77.          output selection and generate the report.  Once the report has
  78.          been generated you will be returned to the "Funds Table" screen.
  79.  
  80.  
  81.          Edit a Fund
  82.          -----------
  83.          Here you change the name or description for a particular fund. To
  84.          change the information about a fund;  select the fund you want to
  85.          work with.  Press <Enter> on the "Options" menu to get to the
  86.          "Choices" menu.  Press <E> to select "Edit Fund", and press
  87.          <Enter>.  The "Edit Fund" screen will appear, and the cursor will
  88.          be positioned at the "Fund Code:" field.   Use the <Up> and <Dn>
  89.          cursor keys, or the <Tab> and <Shift-Tab> keys to move the cursor
  90.          to the field where you want to make changes or add new
  91.          information.  The fields available for change are "Fund Code" and
  92.          "Fund Description".  Type in the new information where you want it
  93.          to appear in that field.
  94.  
  95.          If at any time you want to abandon the changes you have made,
  96.          press <Esc>, and all the previous information will be restored,
  97.          and you will be returned to the previous screen.   Press <PgDn>
  98.          when you are done with all the changes for this fund.  You will be
  99.          returned to the "Funds Table" screen and the changed information
  100.          will appear there.
  101.  
  102.  
  103.          Delete a Fund
  104.          -------------
  105.          Just as funds can be added to the fund list they also can be
  106.          removed.  For example, you discovered after you entered a fund,
  107.          that you created a duplicate entry. Or a fund has been withdrawn
  108.          and you want to update your records.  To delete a fund; select the
  109.          fund you want to remove.  Press <Enter> to get to the "Choices"
  110.          menu.  Press <D> to select "Delete Fund", and press <Enter>.  To
  111.          prevent you from inadvertently making a mistake and remove the
  112.          wrong fund a window will be displayed:
  113.  
  114.  
  115.          ==================================================================
  116.          FUNDS TABLE MAINTENANCE                                Page  6.9.2
  117.          6.9 FUNDS TABLE MAINTENANCE                            Page  6.9.3
  118.          ==================================================================
  119.  
  120.          =============================================================
  121.          | Deleting fund <name> will cause contributions             |
  122.          | and pledges for this fund to not have a description in    |
  123.          | reports.  Proceed to delete? [y/N]                        |
  124.          =============================================================
  125.  
  126.          If you don't want to remove this fund now from the fund list,
  127.          press <N> or <Enter>, and you will be returned to the "Funds
  128.          Table" screen.  Press <Y> to confirm the removal of the selected
  129.          fund from the fund list.  You will be returned to the "Fund Table"
  130.          screen and if you confirmed the removal of that fund its
  131.          information will have disappeared from the "Fund Table" screen.
  132.  
  133.  
  134.          Exit the Funds Table Choices Menu
  135.          ---------------------------------
  136.          To exit the "Choices" menu; p ress the <Esc> key, and the
  137.          "Choices" menu will disappear, and you will be returned to the
  138.          "Funds Table" screen.
  139.  
  140.  
  141.          Exit from Funds Table Maintenance
  142.          ---------------------------------
  143.          To return to the "Stewardship" menu;  press <Esc> to exit from
  144.          "Funds Table".
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.          ==================================================================
  174.          FUNDS TABLE MAINTENANCE                                Page  6.9.3
  175.  
  176.